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开一场会,你需要准备什么!

2019-07-23 10:19:31 浏览次数:145
开一场会,首先你需要自行拟出一个会议计划表,主要是提前计划出开会的目的及内容、开会对象及主讲人、开会的时间及地点、开会需要的资料及文件等。凡事预则立,不预则废,有了好的开会计划表,就成功了一半。
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确定了开会时间、地点、开会的内容等,你就需要发出通知,邀请对象及主讲人来参加会议。这个过程非常重要,一点不能马虎,是关系到你开会的质量和成败。是单位及公司的就由专门的组织或者人员发出通知,是自行组织的就需要一一联系了。这个环节,有活动好处及赠品的,最好一并告诉对方,提高参会积极性。
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提前布置会场。一般会议,提前一天到会场,联系好是否需要自己带电脑和投影仪话筒等,如果是小型会议就不需要布置会场,稍微正式一点的会议都需要布置会场的。根据参会人员数量布置好座位,需要摆出参会人员姓名的,事先在其位置上摆放好。
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开会现场的把控。主要涉及签到表(有需要的)、会议秩序、会议中途休息时间安排、会议资料的发放、会议中互动等。其中,如果需要签到的,必须提前到场,有礼貌地提示别人签到。
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会议结束。需要合影的,或者会议后需要聚餐的,一定要赶在人员离开前通知。一般也可以把会议流程图,贴到会议门口明显处。
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会议总结及跟进。一般会议完了,总需要有人去记录会议和总结会议的。如果是营销公司的会议,还需要会议结束后及时拜访客户,趁热打铁,谈成生意或者收集进一步的信息资源。

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